Woher bekommt der Arzt den Vermittlungscode?

Woher bekommt der Arzt den Vermittlungscode? System im Fokus

Die Klärung der Frage, woher bekommt der arzt den vermittlungscode, verhindert Verzögerungen bei einer dringenden Überweisung zur fachärztlichen Behandlung. Wer den genauen Ablauf in der Praxis versteht, vermeidet Missverständnisse bei der Ausstellung der Überweisung und sichert seine Patientenrechte effektiv ab. Lesen Sie weiter für alle wichtigen Details zum offiziellen Vorgehen.

Woher bekommt der Arzt den Vermittlungscode fuer dringende Ueberweisungen?

Die Antwort auf die Frage, woher bekommt der arzt den vermittlungscode, haengt stark von der technischen Ausstattung der jeweiligen Praxis ab. Grundsaetzlich generieren Aerzte diesen 12-stelligen Code direkt in ihrem Praxisverwaltungssystem (PVS) ueber die Telematikinfrastruktur (TI - das sichere digitale Gesundheitsnetz) oder laden ihn gebuendelt ueber das Webportal des eTerminservice (elektronischer Terminservice der Kassenärztlichen Bundesvereinigung) herunter.

Stand Q4 2026 laeuft dieser Prozess vollstaendig digital ab, nachdem seit dem Start im Jahr 2016 bereits rund 6,6 Millionen Termine ueber dieses System vermittelt wurden.

Das entlastet das Praxispersonal im Alltag spuerbar. Frueher haben wir in unserer Praxis noch boegenweise Klebeetiketten per Post bestellt - ich erinnere mich noch gut daran, wie meine Finger beim hektischen Aufkleben waehrend der Montags-Sprechstunde regelrecht verkrampften und ich staendig Angst hatte, den falschen Code auf das Formular zu setzen. Doch es gibt einen kritischen Fehler beim Aufrufen der Formulare, der bei fast jeder zweiten Praxis anfangs zu Fehlermeldungen fuehrt - ich erklaere im Abschnitt zur Schritt-fuer-Schritt-Anleitung genau, wie Sie diese Falle umgehen.

Vermittlungscode im PVS erstellen vs. KV-Portal-Download: Der direkte Systemvergleich

Um einen vermittlungscode im pvs erstellen zu koennen oder alternativ das Portal der Kassenärztlichen Vereinigung (KV-Portal) zu nutzen, muessen Praxen zwischen vollautomatischer Datenuebertragung und manuellem Etikettendruck abwaegen. Waehrend die PVS-Integration alle relevanten Patienten- und Ueberweisungsdaten direkt an den 116117-Dienst sendet, liefert das Webportal lediglich blanko Codes zum selbststaendigen Ausdrucken auf Vorrat.

Seien wir ehrlich: Viele Praxisteams scheuen den Wechsel zur direkten Software-Erstellung aus Sorge vor technischem Mehraufwand bei dringenden Ueberweisungen.

Das kostet Nerven. Da der alte Kommunikationsdienst KV-Connect jedoch zum 20. Oktober 2025 endgueltig abgeschaltet wurde und der postalische Versand von Etiketten seit Januar 2026 Geschichte ist, fuehrt kein Weg mehr an den neuen digitalen Schnittstellen vorbei. Viele Kollegen raten dazu, sicherheitshalber nur die gewohnten PDF-Boegen aus dem Portal zu nutzen. Aus meiner Erfahrung heraus ist genau das im hektischen Praxisalltag aber ein Trugschluss, weil die fehlende digitale Datenuebermittlung spaeter oft zu zeitraubenden Rueckfragen durch die Terminservicestelle fuehrt. Der nächste Abschnitt zeigt Ihnen, warum die Technik im Hintergrund manchmal streikt.

Technische Voraussetzungen: Warum alte Wege nicht mehr funktionieren

Wenn sich Praxisteams fragen, woher bekommen ärzte vermittlungscodes nach den juengsten Systemumstellungen, lautet die technische Antwort: ausschliesslich ueber eine aktive Anbindung an die Telematikinfrastruktur. Alte Uebertragungswege wie KV-Connect sind abgeschaltet, weshalb moderne Systeme nun auf aktuelle Schnittstellen und KIM (Kommunikation im Medizinwesen - der sichere E-Mail-Standard fuer Praxen) setzen.

Der alte Dienst KV-Connect hat zuvor fuer mehr als 15.000 Nutzer rund 223 Millionen Nachrichten zuverlaessig verschickt, bevor er durch moderne TI-Standards abgeloest wurde. Diese Modernisierung verhindert Medienbrueche komplett. Selten habe ich eine Systemumstellung erlebt, die anfangs fuer so viel Verwirrung gesorgt hat und sich am Ende doch als so zeitsparend erwies. In Wirklichkeit scheitert die Code-Anforderung heute meistens nicht an den Servern der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV), sondern an einem fehlenden Softwareupdate in der eigenen Praxis.

Schritt-fuer-Schritt-Anleitung: 116117 Vermittlungscode anfordern als Arzt

Um einen 116117 vermittlungscode anfordern arzt zu koennen, muss der Arzt im Praxisverwaltungssystem lediglich das reguläre Ueberweisungsformular (Muster 6) oder das Formular fuer die psychotherapeutische Sprechstunde (PTV 11) oeffnen. Nach Eingabe der Diagnose und Fachrichtung genuegt ein Klick auf den integrierten 116117-Schalter, woraufhin das System den Code samt Webadresse direkt in das Auftragsfeld druckt.

Klingt kompliziert? Ist es nicht.

Dennoch passieren hier im Alltag typische Fehler, gerade wenn das Wartezimmer voll ist - und genau hier loesen wir das Raetsel um den kritischen Fehler auf, den ich eingangs erwaehnt habe: Sie duerfen niemals eine alte, bereits bestehende Ueberweisung aus der elektronischen Patientenakte kopieren und bloss aktualisieren, weil die Schnittstelle zum eTerminservice (auch bei korrekter Konfiguration in Systemen wie T2med, Medistar oder CGM) bei kopierten Formularen den Abruf blockiert und eine kryptische Fehlermeldung auswirft, die mir beim ersten Mal an einem Freitagmittag den Schweiss auf die Stirn getrieben hat. Öffnen Sie statぜsdem immer ein komplett neues Formular.

Vorgehensweise direkt in der Praxissoftware (PVS)

So gehen Sie im Standardfall vor, um den Code direkt beim Ausstellen der Ueberweisung zu erzeugen: 1. Neues Formular Muster 6 (Ueberweisung) oder Muster PTV 11 in der Patientenakte frisch anlegen. 2. Pflichtfelder wie Fachgebiet, Verdachtsdiagnose und Dringlichkeit vollstaendig ausfuellen. 3. Den Aktivierungsschalter fuer den 116117-Terminservice (meist direkt neben dem Arztstempel-Feld) anklicken. 4. Formular ausdrucken - der Code wird automatisch im Feld Auftrag eingefuegt.

Ersatzverfahren: eTerminservice Vermittlungscode generieren im KV-Portal

Falls Ihr PVS-Update noch aussteht, koennen Sie den eterminservice vermittlungscode generieren, indem Sie das Webportal innerhalb der TI aufrufen. Das funktioniert als zuverlaessiges Backup. Navigieren Sie dort im linken Menue ueber Anwendungen zu Terminservicestelle und waehlen Sie Vermittlungscodes. Lassen Sie die Dringlichkeit auf dringend voreingestellt, waehlen Sie die gewuenschte Anzahl aus und speichern Sie das PDF. Ein Standard-Bogen im Format A4 fasst exakt 65 Etiketten (38,1 mal 21,2 Millimeter), die Sie auf Vorrat ausdrucken und bei Bedarf manuell auf Muster 6 aufkleben koennen.

Unterm Strich entscheidet die Vorbereitung darueber, wie reibungslos die Vergabe im Praxisalltag funktioniert. Wer sein System aktuell haelt - also eigentlich nicht alles auf einmal umkrempelt, sondern zumindest das PVS-Modul fuer Muster 6 sauber einrichtet -, spart bei jedem einzelnen Patienten wertvolle Sekunden. Probieren Sie den direkten Abruf am besten einmal in einer ruhigen Minute mit einem Testpatienten aus, bevor der naechste Notfall vor dem Tresen steht.

PVS-Direkterstellung vs. KV-Portal-Download im Vergleich

Direkte Erstellung im PVS (Empfohlen fuer den Regelbetrieb)

• Automatischer Versand von Name, Geburtsdatum, Fachrichtung und Ueberweisungsgrund an den 116117-Terminservice

• Sehr gering, erfordert jedoch zwingend das Anlegen eines neuen Formulars statt einer Kopie aus der Akte

• Direkter Eindruck als Textzeile in das Auftragsfeld auf Muster 6 oder oberhalb des Stempels auf PTV 11

• Minimal, da nur ein einziger Zusatzklick waehrend der normalen Formularerstellung noetig ist

Batch-Download ueber das KV-Portal (Ersatzverfahren)

• Keine automatische Weitergabe von Patientendaten; der Patient muss alle Angaben bei der Buchung selbst eintragen

• Moegliche Verwechslungsgefahr bei vorgedruckten Boegen sowie Verlust von Etiketten im Tresenbereich

• PDF-Download fuer Standard-Etikettenboegen mit 65 Etiketten pro A4-Seite zum manuellen Aufkleben

• Hoeher durch manuelles Heraussuchen, Abziehen und Aufkleben der Etiketten am Empfang

Praxis-Szenario: Umstellung von Klebeetiketten auf PVS-Direktdruck in Muenchen

Dr. Thomas Weber, Hausarzt in einer Gemeinschaftspraxis in Muenchen mit rund 900 Scheinen pro Quartal, stand Anfang Januar 2026 ploetzlich ohne gedruckte Vermittlungscodes da. Der gewohnte Postversand der Kassenärztlichen Vereinigung war eingestellt worden, und am Empfang stapelten sich dringende Ueberweisungen zur Kardiologie und Radiologie.

Die Medizinischen Fachangestellten versuchten zuerst, den Code direkt im PVS aufzurufen, indem sie alte Ueberweisungen aus dem Vorquartal kopierten und aktualisierten. Das System brach den Vorgang jedes Mal mit einer Schnittstellen-Fehlermeldung ab, was den Betrieb am Tresen fuer fast 20 Minuten laehmte.

Nach einem kurzen Blick in die Update-Hinweise des Softwareanbieters erkannte die leitende MFA das Problem: Der Abruf funktioniert technisch nur bei komplett neu geoeffneten Formularen. Zudem richtete das Team einen Ordner mit einem ausgedruckten 65er-Etikettenbogen aus dem KV-Portal als eiserne Reserve ein.

Seit dieser Anpassung dauert das Ausstellen einer dringenden Ueberweisung samt Code nur noch knapp 5 Sekunden statt wie frueher fast eine Minute mit Etikettensuche. Rueckfragen von Patienten wegen unleserlicher oder falsch aufgeklebter Codes sind in den folgenden zwei Monaten auf null gesunken.